Die Daten der Photothek sind seit den 1990er Jahren erfaßt worden, d.h. das Datenformat datiert in eine Zeit, in der schematische und kodierte Aufnahmen unerlässlich waren. Hier sollen deshalb die verwendeten Abkürzungen und Schemata vorgestellt werden, die im Laufe der Erfassung zur Anwendung gekommen sind.
Es gibt Erläuterungen zu folgenden Feldern:
1) Signatur
2) Staat_Bundesland_Stadt
3) Standort
4) Ursprünglicher Standort
5) Is_gattung_Objekt
6) Is. Inhalt
7) Familienname, Vorname
8 ) Künstlername
9) Beruf, Stand
10) Materialien
11) Datierung
12) Datierungsart
13) Schriftart
14) Paläographie
15) Randb., Symb. etc.
16) Insschriftentechnik
17) Sprache
18) Fotonachweis
19) Literaturangabe
20) Bildfreigabe
